Rapport VGP et documents obligatoires : contenu, registre, conservation

Quels sont les documents obligatoires pour la VGP ?

Pour une VGP, l'arrêté du 1er mars 2004 cite la notice du fabricant, la déclaration ou le certificat de conformité, les rapports précédents et le carnet de maintenance, puis le nouveau rapport et le registre de sécurité (art. 3).

Les quatre premiers, vous les tenez à la disposition du vérificateur avant son passage. L'arrêté parle des « documents nécessaires, tels que » ceux-ci : la liste n'est donc pas fermée (art. 3 b). Les deux derniers naissent de la vérification : le vérificateur vous remet son rapport, et vous en reportez le résultat sur le registre (art. 3 h et 3 i).

Que doit contenir un rapport de VGP ?

Selon l'INRS (brochure ED 6339), un rapport de VGP d'appareil de levage identifie le vérificateur, l'appareil, la date et la mission, donne les résultats et décrit les dispositifs de sécurité et les conditions des essais.

Le Code du travail fixe un socle : le rapport est daté et mentionne l'identité de la personne ou de l'organisme chargé de la vérification, ainsi que celle de la personne qui l'a faite (art. D4711-2).

Dans le détail, l'INRS y attend :

• l'identification de la personne qui a fait la vérification ;
• une identification unique du rapport et sa date d'émission ;
• le contenu de la mission et la ou les dates d'inspection ;
• l'identification de l'appareil vérifié ;
• une signature ou une autre marque de validation ;
• les résultats de la vérification, avec les observations ;
• la description de tous les dispositifs de sécurité de l'appareil ;
• ses principales caractéristiques, surtout s'il peut être utilisé en plusieurs configurations ;
• les conditions techniques dans lesquelles les essais et épreuves ont été faits.

Quand la vérification est confiée à une entreprise extérieure, c'est le contrat qui en fixe l'objet et l'étendue, et le rapport doit les rappeler (ED 6339). Lisez ce passage : il vous dit ce qui a été vérifié, donc aussi ce qui ne l'a pas été.

Quelle différence entre rapport provisoire et rapport définitif ?

Le rapport provisoire est remis à la fin de la vérification ; le rapport définitif doit vous parvenir dans les quatre semaines qui suivent les examens et essais (arrêté du 1er mars 2004, art. 3 h).

Quatre semaines, c'est le délai maximal. Chez VGProtect, le rapport de vérification vous est transmis au format numérique, prêt à être annexé à votre registre.

Comment tenir le registre de sécurité ?

Vous portez sans délai le résultat de chaque vérification sur le registre de sécurité et vous y annexez le rapport du vérificateur extérieur (arrêté du 1er mars 2004, art. 3 i ; art. R4323-26 du Code du travail).

• Le registre et les rapports peuvent être tenus et conservés sur tout support, papier ou informatique, à condition de garder des garanties de contrôle équivalentes (art. R4323-27 et L8113-6).
• Si le rapport n'est pas annexé, le registre indique au moins la date de la vérification, la date de remise du rapport et l'endroit où il est archivé (art. R4323-26).
• Vous pouvez réunir dans un registre unique des informations prévues dans plusieurs registres, si cela facilite leur conservation et leur consultation (art. L4711-5).
• La liste des personnes qualifiées qui font vos VGP est tenue à la disposition de l'inspection du travail (art. R4323-24) ; selon l'INRS, elle peut être annexée au registre.

Conseil pratique : classez les rapports par appareil, avec son numéro de série, plutôt que par date d'intervention. Le jour d'un contrôle, vous retrouvez tout de suite l'historique d'un chariot ou d'une nacelle.

Que contient le carnet de maintenance d'un appareil de levage ?

Le carnet de maintenance, obligatoire pour chaque appareil de levage, consigne les opérations d'entretien, d'inspection, de réparation, de remplacement et de modification, avec leur date, leur auteur et leur nature (arrêté du 2 mars 2004, art. 2 et 3).

Pour chaque opération, on note la date des travaux, le nom des personnes et, s'il y a lieu, des entreprises qui les ont faits, la nature de l'opération et sa périodicité si elle revient régulièrement. Quand une pièce est remplacée, ses références figurent aussi au carnet. Le carnet suit l'appareil jusqu'à sa mise au rebut.

Il peut être tenu sur tout support (art. R4323-21). Vous le tenez à la disposition du vérificateur à chaque VGP (arrêté du 1er mars 2004, art. 3 b), ainsi que de l'inspection du travail, des agents de prévention de l'Assurance maladie, de l'OPPBTP s'il y a lieu et du CSE (art. R4323-20).

Le carnet trace l'entretien, le rapport trace le contrôle : l'un ne remplace pas l'autre. La frontière entre les deux est détaillée dans notre article sur la différence entre VGP et maintenance.

Quelle est la durée de conservation des rapports de vérifications périodiques ?

L'employeur conserve les rapports de vérification des cinq dernières années et, en tout état de cause, ceux des deux dernières vérifications, quelle que soit leur date (art. D4711-3 du Code du travail).

Ces durées sont des minimums. Nous conseillons de garder aussi le rapport de mise en service de chaque appareil tant qu'il reste dans votre parc : c'est le point de départ de son historique.

Quelle est la durée de validité d'une VGP ?

Les textes fixent une périodicité, pas une validité : la VGP suivante a lieu au plus tard 12 mois après, 6 mois pour les engins de l'article 20-II comme les chariots, nacelles et hayons (arrêté du 1er mars 2004, art. 23).

Les plates-formes mues à la main qui élèvent un poste de travail passent tous les 3 mois. Passé l'échéance, même d'un jour, l'engin n'est plus en règle.

Certains événements imposent en plus, sans attendre l'échéance, une vérification de remise en service : démontage suivi d'un remontage, changement de site ou de configuration, réparation importante d'un organe essentiel, accident dû à sa défaillance (art. 20). Les engins de l'article 20-II qui changent seulement de site en sont dispensés s'ils ont eu, dans la même configuration, une VGP depuis moins de 6 mois. Le tableau complet par équipement se trouve dans notre guide des périodicités VGP.

Ne pas faire les VGP est un délit : jusqu'à 10 000 € d'amende par salarié concerné, multipliée par cinq pour une société (art. L4741-1 du Code du travail ; Code pénal, art. 131-38). Le détail est dans ce que risque l'employeur en cas de VGP dépassée.

Quels documents sont obligatoires pour un chariot élévateur ?

Pour un chariot élévateur, gardez la notice, la déclaration ou le certificat de conformité, le rapport de mise en service, les rapports de VGP semestrielle, le registre de sécurité, le carnet de maintenance et l'autorisation de conduite de chaque cariste.

• La notice d'instructions et la déclaration ou le certificat de conformité, à tenir à la disposition du vérificateur (arrêté du 1er mars 2004, art. 3 b).
• Le rapport de vérification de mise en service, établi à la première utilisation du chariot dans votre établissement, même s'il est neuf (art. 1 et 13).
• Les rapports de VGP, au moins tous les 6 mois : les chariots élévateurs figurent dans la liste de l'article 20-II (art. 23).
• Le registre de sécurité, où vous reportez le résultat de chaque VGP (art. R4323-25).
• Le carnet de maintenance du chariot (arrêté du 2 mars 2004).
• Pour chaque cariste d'un chariot à conducteur porté : l'autorisation de conduite que vous lui délivrez et une copie de son attestation médicale, valable cinq ans (art. R4323-56).

Le CACES n'est pas exigé en tant que tel : c'est l'un des moyens de contrôler les connaissances et le savoir-faire du cariste avant de lui délivrer l'autorisation de conduite. La différence est expliquée dans VGP et CACES : quelle différence ?.

Si plusieurs chariots arrivent à échéance, la VGP chariot élévateur sur site regroupe les engins d'un même site en une seule intervention.

Quels documents doivent accompagner un appareil loué ?

Un appareil de levage loué doit porter, ou avoir à proximité, sa notice, la copie du rapport de première mise en service, la copie du dernier rapport de VGP et l'historique des VGP (arrêté du 1er mars 2004, art. 15-II).

C'est vous, l'entreprise utilisatrice, qui devez vous assurer auprès du loueur que ces vérifications ont été faites (art. 15-II). Le loueur d'un appareil d'occasion vous remet aussi un certificat de conformité (art. R4313-14 du Code du travail). Si vous entretenez vous-même le matériel loué, l'INRS précise que le carnet de maintenance doit aussi être tenu à disposition.

À son arrivée, un appareil d'occasion loué qui ne demande pas de support particulier passe l'examen d'adéquation, l'examen de montage s'il y a lieu et les essais de fonctionnement des freins et limiteurs, à condition que ses VGP aient été faites régulièrement (art. 15-II). Si la VGP arrive à échéance pendant la location, c'est à vous, entreprise utilisatrice, de la faire réaliser avant de continuer à utiliser l'appareil.

Quels documents présenter à l'inspection du travail ?

Lors d'une visite, l'inspecteur du travail peut consulter vos rapports de vérification et votre registre de sécurité, ainsi que la liste de vos vérificateurs, vos carnets de maintenance et les autorisations de conduite (art. L4711-3, R4323-24, R4323-20 et R4323-56).

Le Code du travail ne vous oblige pas à envoyer spontanément vos rapports à l'administration. Ils doivent en revanche être accessibles aux agents de contrôle et aux agents de prévention de l'Assurance maladie, la Cramif en Île-de-France (art. L4711-3 ; INRS, ED 6339), et ils sont communiqués au CSE et au médecin du travail (art. L4711-4).

Préparez, appareil par appareil :

• le registre de sécurité, avec les rapports annexés ;
• les rapports de VGP des cinq dernières années ;
• le carnet de maintenance ;
• la liste des personnes qualifiées qui ont fait les vérifications ;
• pour les engins dont la conduite est soumise à autorisation, les autorisations de conduite et les copies des attestations médicales ;
• les observations et mises en demeure déjà reçues de l'inspection (art. L4711-2).

Si l'agent de contrôle vous demande de faire vérifier la conformité d'un équipement, un organisme accrédité est obligatoire : vous le saisissez dans le délai fixé, puis vous transmettez ses résultats à l'agent de contrôle dès leur réception, avec une copie au service prévention de la Cramif (art. R4722-5, R4722-7 et R4722-8). La VGP, elle, peut être faite par une personne qualifiée : voir qui peut réaliser une VGP.

Que faire des observations et réserves du rapport ?

Vous devez donner suite à toutes les observations du rapport, provisoire ou définitif ; selon leur gravité, l'appareil reste en service ou doit être arrêté jusqu'à sa remise en état (INRS, ED 6339).

Aucun texte ne classe les observations en catégories. Regardez dans le rapport comment votre vérificateur distingue un défaut qui impose l'arrêt d'un point à surveiller, et décidez appareil par appareil.

Gardez la trace de ce que vous avez fait : la réparation va au carnet de maintenance, avec la date, l'intervenant et les références des pièces changées. Si elle touche un organe essentiel, comme un frein ou un limiteur, une vérification de remise en service peut être nécessaire (art. 20) : c'est l'objet de la vérification de mise et de remise en service. Le remplacement à l'identique de chaînes, câbles ou cordages, noté au carnet, n'en demande pas (art. 21).

Observation sur un appareil tout juste acheté ou loué ? Contactez le vendeur ou le loueur avant de le modifier (INRS, ED 6339). Si l'appareil a été livré non conforme, le Code du travail permet de demander la résolution de la vente ou du bail dans l'année qui suit la livraison (art. L4311-5).

Le macaron VGP est-il obligatoire ?

Non : ni l'arrêté du 1er mars 2004 ni les articles R4323-22 à R4323-28 du Code du travail n'imposent de macaron ou de pastille ; c'est une pratique courante qui rappelle la date de la dernière vérification.

L'INRS met en garde : ces repères, qui portent le plus souvent une date et le nom de l'organisme, ne servent qu'à indiquer la date de la dernière vérification. Ils ne prouvent pas que l'appareil est en bon état. Le document qui compte reste le rapport, reporté au registre.

Le macaron garde son utilité au quotidien : le cariste ou le chef d'équipe voit d'un coup d'œil si l'échéance approche. Nous conseillons d'y faire figurer aussi la date limite de la prochaine VGP.

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